Procédure de soutenance

Principe général:

1. Une date probable de soutenance est à indiquer sur le formulaire de désignation des rapporteurs. Pour estimer cette première date probable de soutenance, il faut d'abord évaluer approximativement le temps nécessaire aux rapporteurs pour lire le document et rendre leur rapport, et y ajouter 2 semaines. En effet, les rapporteurs proposés par le candidat doivent être approuvés par le conseil restreint de l'ED STIC. Par ailleurs, l’ED STIC recommande que les trois rapporteurs soient extérieurs à l’Ecole Doctorale STIC.
2. Comme les rapporteurs sont officiellement désignés par l'établissement, il est nécessaire de prévoir une semaine entre la réponse du conseil restreint de l'ED STIC et le moment où le manuscrit peut être envoyé aux rapporteurs.
3. Un peu plus tard, il faut proposer la liste des membres du jury (qui doit également être approuvée par le conseil restreint de l'ED STIC puis validée par l'établissement) et déterminer avec la totalité du jury une date de soutenance effective.
4. A réception des rapports, s'ils sont positifs, le processus d'autorisation de soutenance par l'établissement est lancé. Les documents de soutenance sont ensuite édités et à récupérer avant la soutenance.
5. Ils doivent être rendus remplis rapidement après la soutenance.

Ces étapes donnent lieu au rétro-planning plus précis ci-dessous. Les adresses web des formulaires y sont indiquées pour UniCA. Pour PSL rapprochez-vous de MINES ParisTech comme déjà mentionné.

Au moins 9 semaines avant la date probable de soutenance: désignation des rapporteurs

Le candidat doit remplir le formulaire désignation des rapporteurs d'une HDR. Ce formulaire devra être envoyé à l'adresse edstic@i3s.unice.fr avec copie à la direction de l'ED STIC.

Les critères à respecter sont indiqués dans l'Art. 5 de l'arrêté du 23 novembre 1988: « L’autorisation de se présenter devant le jury est accordée par le président ou le directeur de l’établissement suivant la procédure ci-après. Le président ou le directeur de l’établissement confie le soin d’examiner les travaux du candidat à au moins trois rapporteurs choisis en raison de leur compétence, dont deux au moins doivent être habilités à diriger des recherches. Deux de ces rapporteurs doivent ne pas appartenir au corps enseignant de l’établissement dans lequel le candidat a déposé sa demande.

Les personnalités consultées font connaitre leur avis par des rapports écrits et motivés, sur la base desquels peut être autorisée la présentation orale des travaux du candidat devant le jury. Ces rapporteurs sont communiqués au candidat et peuvent être consultés par toute personne habilitée à diriger des recherches… ».

Dans un souci de préserver l’intégrité scientifique, l’EDSTIC demande à ce que les rapporteurs n’aient pas de publications communes avec le candidat les cinq dernières années précédant la demande.

De plus, le candidat doit indiquer par mail à l'ED STIC, la discipline choisie entre :

• 27 - Informatique
• 61 - Génie informatique, automatique et traitement du signal
• 63 - Génie électrique, électronique, photonique et systèmes

Autant que possible, éviter la 26 (Mathématiques appliquées et applications des mathématiques) qui relève a priori de l'ED SFA, sauf si vous ne vous reconnaissez que là.

Au moins 8 semaines avant la date probable de soutenance: envoi du manuscrit aux rapporteurs

Les rapporteurs ont alors 5 semaines pour remplir ce rapport et le faire parvenir par courrier, daté et signé, au secrétariat de l'ED. Le rapport doit donc parvenir au moins 2 semaines avant la date prévue pour la soutenance. Le non-respect de ce délai engendre le report de la date de soutenance.

Au moins 4 semaines avant la date probable de soutenance: désignation des membres du jury

Le candidat doit remplir le formulaire désignation des membres du jury. Ce formulaire devra être envoyé à l'adresse edstic@i3s.unice.fr avec copie à la direction de l'ED STIC.

Attention, ce document doit être rempli avec soin. Il sert à établir les documents officiels de la soutenance et ne pourra donc plus être modifié dès son envoi à l'EDSTIC.

Les critères à respecter sont indiqués dans l'Art. 6 de l'arrêté du 23 novembre 1988 modifié par l'arrêté du 13 février 1992: « Le jury est nommé par le président ou le directeur de l’établissement. Il est composé d’au moins cinq membres choisis parmi les personnels enseignants habilités à diriger des recherches des établissements d’enseignement supérieur public, les directeurs et maîtres de recherche des établissements publics à caractère scientifique et technologique et, pour au moins de la moitié, de personnalités françaises ou étrangères extérieurs à l'établissement et reconnues en raison de leur compétence scientifique. La moitié du jury, au moins, doit être composée de professeurs ou assimilés au sens de l’article 1er de l’arrêté du 19 février 1987 susvisé... ».

Si certains membres du jury d'HDR ne peuvent pas se déplacer, il faudra prévoir des procurations et se rapprocher de l'ED pour que ce soit validé par l'établissement.

2 semaines avant la soutenance

Dans le cas où les rapports sont favorables, le Directeur de l'ED édite l'arrêté de soutenance et le fait parvenir à la Présidence de l'Université accompagné d'une copie des rapports des rapporteurs et d'une copie du formulaire rapporteurs/jury. Dès réception de l'arrêté, le secrétariat de l'ED envoie la convocation aux membres du jury avec les rapports des rapporteurs.

Au plus tard 2 jours avant la soutenance

Le candidat récupère au secrétariat de l'ED l'enveloppe de soutenance qui contient:

• l'arrêté de soutenance signé par la Présidence de l'UNS,
• les rapports des rapporteurs (1 exemplaire de chaque rapport),
• le procès-verbal de soutenance,
• le rapport de soutenance.

Soutenance et délibération:

Lors de la soutenance:

• les membres du jury signent le procès-verbal de soutenance,
• ils rédigent et signent le rapport de soutenance.

A l'issue de la délibération, le Président du jury fait parvenir au secrétariat de l'ED:

• le procès-verbal de soutenance,
• le rapport de soutenance.